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エキスパートコラム

発送業務からお店を強くする!(全6回)

第2回:梱包業務の効率化

執筆:高杉 透(中小企業基盤整備機構販路開拓支援アドバイザー)

2014年9月4日更新

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売上件数の増加に伴い、梱包業務は業務量に比例してどうしても増えてしまいます。そのため、初期段階の業務体制で成長を続けていくと、売上が増えるにつれ全体の業務に占める梱包業務の割合が増えてしまい、本来は梱包業務の人員ではないスタッフも、対応せざるをえない状況になってしまいます。

「とりあえずは今日を乗り切れば…。」と考え、短期的な増員だけの体制構築では、事業拡大の妨げや人為的なミスにもつながりかねません。そこで第2回目のテーマでは、先を見据えた健全な体制が作れるように、「梱包業務の効率化」という内容で解説いたします。

考え方

梱包業務の効率化を考える上で最も基礎となるのが、いかに手作業を無くし、データで操作し完結させるかに尽きます。また、重要なポイントとして、タイミング、手法(量的、質的、外注)が考えられます。

まずは「タイミング」についてです。

売上件数の増加に伴い体制を整える必要がありますが、増強の具体的なタイミングとしては、梱包可能数がひとつの目安となります。一定の時間内に1人工で最大何梱包が出来るかをカウントし、その梱包可能数に対して週次平均70%くらいの出荷数となれば、次の体制を考えていいと思います。

次に効率化の「手法」です。

まずは人員を補充する“量的”な対応になると思いますが、3~5人工でも、まかないきれない出荷個数になったら“質的な”効率化を考える時期です。

効率化を考える際の第一段階が、商品SKU(※一緒に販売される1つあるいは2つ以上の商品を表す在庫管理単位)に対してのコード化です。コード化とは、商品名以外を見ても、誰もがその商品だと理解できる仕組みです。JANコード、独自の商品コードがそれに当たります。商品SKUに対して個別にコードを紐付けることが必須です。このコード化をせずに店舗作りを進めてしまうと、いざ外注化やシステム化をする際に、非常に苦労をする事になりますので、出来るだけ早い段階で整備される事を強くおすすめします。

そして、“質的な”効率化を進めるポイントはシステムの活用です。梱包業務でのシステム活用のスタートは、送り状の印字発行からです。ネットショップの受注管理システム内にあるデータを出力し、送り状発行のソフトに取り込む事で伝票発行する事ができます。送り状発行ソフトは、契約している運送会社から無償で貸与してもらえることが多いので、なるべく早い段階から、データで送り状を発行する業務に慣れておいたほうがいいでしょう。

次のステップとしては、売上件数の増加ももちろんですが、ネットショップの多店舗化をするにつれて、よりシステム化を推進されることが必要です。

多店舗化は、現在のネットショップの売上拡大に欠かせない戦略のひとつです。しかしながら、モールやシステムによって受注管理画面も異なり、送り状発行に必要なデータの並びも異なります。そのため、お店が増える度にシステムの調整が不可欠です。また、実際の運用時に、たとえば代金引換伝票を発行する際、A店の代金引換分のデータを取り込んでから、B店の代金引換分のデータを取り込むといった、何度も同じような作業を強いられることも考えられます。

多店舗化が2店舗以上進む際には、早期に複数店舗を一元管理できるような受注ソフトの活用をおすすめします。複数店舗のデータを取り込むと、受注対応も伝票発行もまとめてできるので、店舗数が増えても人員数をほぼ変えずに効率的に運営ができます。

さらに、梱包業務の効率化を考える手法として、物流の「外注化」という選択もあります。外注化には多くの場合前述の商品のコード化が必須です。外注化は費用を把握したうえで、急な梱包量増加にも対応できるので、ネットショップの成長を幼少期、成長期、成熟期と分けると、幼少期終盤から成長期に適した手法と言えます。特に、商品の荷姿が小さく、商品単価が高い商品は、早期に外注化してもコストパフォーマンスは悪くありません。

送り状の発行について

送り状を発行する際には、早期段階から配送業者の送り状発行ソフトで出力する事に慣れることが重要です。効率化の基本の考え方は、お客様の注文データを基にいかに人の手を加えずに伝票を発行し、発送の連絡を行うかです。

送り状は、配送業者によって異なるフォーマットを使用し、手書きや印刷する必要があります。また印刷をする場合は、用紙によって通常のプリンターで対応できるものか、専用プリンターを使って印刷する必要があるものかに分かれます。専用プリンターは、契約されている配送業者から無償で貸与される事が多いです。

通常プリンターと専用プリンターを比較すると、専用プリンターのほうが、プリンターへの用紙セットの手間はありつつも、印刷速度が速いので、使い勝手が良いかもしれません。

送り状を発行するソフトとしては、配送業者専用のものがそれぞれあります。たとえばヤマト運輸の「B2CAT」、佐川急便の「e飛伝2」などです。

これら配送業者専用の送り状発行ソフトのメリットとして、取り込みデータを一括で連続して素早く印刷してくれるのはもちろんですが、発行済みの送り状番号をデータでダウンロードが出来るので、モールや受注システムによっては、そのデータを取り込む事で、お客様への発送連絡メールに自動的に送り状番号を挿入する事ができます。また、ソフトによっては送り状ソフトにメールアドレスも取り込む事により、自動的にお客様へ発送の連絡メールを送信してくれる仕組みもあります。

ピッキングについて

梱包作業を行う際に、注文情報に基づいて、いかに効率よく商品を集めミス無く梱包するかが重要です。ご注文いただいた商品を集める方法(以下、ピッキング)として、個別に集める方法と、本日出荷分を集めてから梱包業務を行う、トータルピッキングという手法があります。

ミスを無くすため、どちらの手法も併用するのが望ましいですが、ケースバイケースでその日の作業方針を決めてもよいでしょう。

たとえば、同じ商品がたくさんのお客様にご注文いただいている時は、トータルピッキングで、総数量を集めてから作業をした方が早いです。逆に、本日出荷の商品の傾向がバラバラだった場合は、トータルピッキングをしても、再度集めた場所からピッキングをしないといけないため、2度手間になってしまいます。

ピッキングの効率化には、商品を正確に早く集める役割の他に、出荷指示書の商品が、本当に本日出荷できるかどうかをチェックする役割があります。

もし出荷時に在庫が無く、本日出荷する事ができない場合には、出荷指示書を伝達メモ代わりとして管理し、出荷指示書に在庫の引き当て用のバーコードを印刷する事によって、未出荷管理及び在庫管理から発注管理に紐付けることもできます。

ロケーションについて

個別に商品を集める際に、商品が在庫置き場のどこに置いてあるか、出荷指示書を見るだけで把握できるような法があります。ロケーションと言われているもので、在庫置き場の棚に至るまで、番地のようなコードを振ります。たとえば、A列の2段目のC列に置くロケーションを、【A2C】とコード化し、そこに置く商品に【A2C】コードを符番します。出荷指示書の商品明細にコードを明確にすることによって、商品や名前がわからなくても、その在庫置き場にたどり着くことができます。

ロケーションが流動的な場合は、最低限の場所がわかるだけでもピッキングのスピードが上がりますので、上記のケースですと、【A2】を商品に符番するだけでもOKです。

具体的に商品にロケーション番号を記述する方法として、商品のSKUコードとは区別するために、商品名の最後などに【A2C】と入れて、商品マスターとして管理できれば、SKUコードとロケーション番号の双方のコードを入力できるので便利です。

まとめ

梱包業務の効率化は、いかにシステムを上手に使うかがポイントです。ただ、売上に伴わない投資をされても、投下した資本の回収はできません。よって将来像は見据えながらも、ステップアップ式で効率化を進めることが大切です。

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高杉 透(たかすぎ・とおる)

高杉 透(たかすぎ・とおる)

中小企業基盤整備機構販路開拓支援アドバイザー
ECマインド株式会社 代表取締役
http://ecmind.jp/

1972年東京都東大和市生まれ。立正大学経済学部卒業。
ネットショップに特化したコンサルティング、製作、開発、業務代行を行う。上場企業様から新規オープン企業様まで、ステージに合わせたサポートを行い、月商数億単位の実績や年度表彰店舗創出も多数あり。自身でも月商1億円超店舗の運営経験あり、実務側にたったアドバイスに定評がある。

独立行政法人中小企業基盤整備機構では、全国各地でeコマースセミナーを実施しております。

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