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エキスパートコラム

発送業務からお店を強くする!(全6回)

第3回:運送会社選びのポイント

執筆:高杉 透(中小企業基盤整備機構販路開拓支援アドバイザー)

2014年9月18日更新

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ネットショップのパートナーとして、最も身近な存在は「運送会社」だと思います。運送会社といっても数多の会社があり、規模感や料金体系、サービス内容、システムなど多種多様です。今回は、身近なパートナーになりうる「運送会社選びのポイント」という内容で解説いたします。

主な運送会社一覧と特長

まずは主な運送会社の一覧をご覧ください。今回は、ほぼ全国配送に対応し、ネットショップで多く利用されている会社に絞りました。

ヤマト運輸 個人宅配に強く、サービスもきめ細かいので、利用しているネットショップはかなり多いです。
佐川急便 ヤマト運輸同様に、個人宅配の強さから、利用率も高いです。
日本郵便 近年、個人宅配サービスの充実などから利用される店舗も増え、特に海外発送時のEMS利用はかなり多いです。
西濃運輸 比較的BtoB向けの運送会社で、大口のショップなどで利用される場合があります。
福山通運 西濃運輸同様に、コスト面のメリットと荷姿の大きなものも取り扱ってもらえるのが便利です。
名鉄運輸 西濃運輸、福山通運に近いメリットがあります。

ネットショップにとって最も身近な運送会社としては、やはりヤマト運輸、佐川急便、日本郵便ではないでしょうか。その理由として、「日時指定がしっかりとしている」、「営業所が多いので融通が利きやすい(集荷、備品、変更など)」、「それぞれ独自の店舗向け送り状発行システムを持っている」、「荷物の問い合わせが行いやすい仕組みがある」などです。

西濃運輸、福山通運などは、以前はBtoBで利用される企業が多かったですが、比較的前述の3社より安い場合があり、大きな荷物も運んでくれるので、近年はネットショップの利用もかなり増えてきているようです。ただ、きめ細かなサービスや、お届けのスピード感は若干劣る部分があります。だからこそ、各社の得意な部分を考慮して、荷姿や配送地区、お客様のご要望に合わせて、運送会社をその都度選択する事が出来ると、サービス面でもコスト面でも上手くいきます。

配送運賃について

配送運賃によって運送会社を決めるネットショップは多いと思います。配送運賃は、各運送会社共に、都道府県別・重量、梱包サイズ別の運賃表があり、この表を元にして、発送時の荷物の単価が決まります。
初めての取引時や、何も提示しない場合は、この基本料金ですが、運賃単価は交渉が可能です。主な条件としては、月の出荷個数や平均的な荷姿、所在地などで大きく変わってきます。所在地に関しては、営業所が集荷する場合と各営業所が集荷した荷物が集約される配送センターが直接集荷する場合とで運賃が変わってきます。
ただ、前述のとおり、こちらから何も言わない限りは、運送会社は定価を提示してきますので、遠慮せずにぜひ交渉をしてみてください。(別の機会に、交渉する際のコツを解説します。)

便利な送り状発行システム

送り状を作成する際、人の手で転記したり、別ソフトに入力をしたり、人為的なコピーアンドペーストは、間違いの基です。ネットショップの場合、お客様からいただいた注文情報は、データで取り込む事ができますので、できれば手書きや打ち込みをしないと印刷できないような送り状印刷の仕組みは、早期に卒業したいところです。

運送会社が提供する送り状発行のシステムや専用の高速プリンターの無償貸与サービスは、店舗の業務負荷削減に寄与します。ただ、無償貸与ではあるのですが、専用の高速プリンターは人気がある為、出荷件数がまだそれほど多く無い段階では、貸していただけない場合があります。一方、送り状発行システムに関しては、すぐに導入できます。使い方に慣れれば非常に便利で、ミス無く、スピーディーに業務が行なえますので、ぜひ早期に導入をおすすめします。

ちなみに、条件によっては送り状の形式が複写式の場合があります。この形で手書き対応する場合は、少しでも負荷を減らすためにも、運送会社に送り状をもらう際に送り主の印字をお願いしてみてください。また、専用ソフトや自作の仕組みで複写式に印刷する場合は、連続紙が印刷できる、ドットインパクトのプリンターを用意する必要があります。

送り状発行システムについて

前項にありました「送り状発行のシステム」について、もう少し詳しく解説いたします。まずは契約している運送会社によって、システムが異なりますので、複数社契約している場合は、それぞれ必要となります。

基本的には、契約後、パソコンに専用ソフトをインストールすれば利用できます。用紙によって異なりますが、専用プリンターを貸与いただくか、手持ちのプリンターが必要です。

導入の利点に関しましては、前述しましたが、データで取り込み、一括で印刷できたり、出荷時のお問合せが楽に管理できたり、配送送り状番号の一括出力ができます。

例えば、ある店舗の業務フローとして、朝9時までのご注文データをCSV形式でダウンロードします。出力されたデータを送り状印刷のシステムにアップロードします。まずは代金引換のお客様分をソートして印刷し、次に発払い用の送り状の出力をかけます(メール便も出力できます)。出荷完了時に本日発送した送り状番号を送り状発行システムからダウンロードします。そのデータを、店舗側の受注管理の仕組み内にアップロードします。こうすることでお客様の注文情報内に一括で送り状番号が取り込まれます。その後受注管理の仕組みから、お客様へ発送完了のお知らせメールを送ります。その際に自動で送り状番号がメールに挿入されます。

ちなみに、初期設定の際だけ、モールやサイトごとに受注管理システムの注文データ(CSV情報)の項目の並びが異なると思いますので、どの項目をどこに印刷させるかを、送り状発行システム内で紐付ける必要があります。

海外配送について

海外配送についてですが、一般的なネットショップでは、日本郵便のEMS(国際郵便)が利用しやすいです。システムも整っており、集荷体制や運賃も手頃です。ただ、160サイズ(外寸合計160Cm)のような大型商品(ソファ、布団など)は配送できない場合がありますので、他の運送会社で送る必要があります。また、FedExやDHL、ヤマト運輸や佐川急便などからも海外への発送可能です。発送される前には、運送会社によって単価が大きく異なる場合が多いので、お客様に、使用する運送会社と運賃を伝え、了解を得てから発送する方がトラブルは少ないです。

まとめ

今回は運送会社の一覧と送り状発行のシステムについて解説しました。ポイントのおさらいとして、運送会社は契約の地域や規模感によって単価が変わってきますので、色々模索し、パートナーとしてふさわしい会社を選んでください。また、商品の荷姿による単価の違いや、お客様のご要望によって運送会社の出し分ける事もテクニックのひとつです。システムに関しては、早期から積極的に導入される事をおすすめします。

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高杉 透(たかすぎ・とおる)

高杉 透(たかすぎ・とおる)

中小企業基盤整備機構販路開拓支援アドバイザー
ECマインド株式会社 代表取締役
http://ecmind.jp/

1972年東京都東大和市生まれ。立正大学経済学部卒業。
ネットショップに特化したコンサルティング、製作、開発、業務代行を行う。上場企業様から新規オープン企業様まで、ステージに合わせたサポートを行い、月商数億単位の実績や年度表彰店舗創出も多数あり。自身でも月商1億円超店舗の運営経験あり、実務側にたったアドバイスに定評がある。

独立行政法人中小企業基盤整備機構では、全国各地でeコマースセミナーを実施しております。

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