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エキスパートコラム

ホームページのクオリティアップ術:運用編(全8回)

第1回:無料版Office?Googleが提供するWordやExcelのようなWebアプリケーションを利用して、原稿や情報を管理しよう

執筆:赤間 公太郎(株式会社マジカルリミックス)

2016年7月19日更新

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"ホームページのクオリティアップ術:運用編"のコラムを担当する、マジカルリミックスの赤間です。
全8回のこのコラムでは、ホームページの運用に役立つサービスやその利用方法をご紹介していきます。

便利な無料のWebサービスを活用して、効率よく質の高いホームページを目指しましょう。

文章や表計算を作成するためのアプリケーションといえば?

文章や図表、プレゼンテーションスライドなどを作成するアプリケーションは「Microsoft Office」が代表的です。これまでは独占的なシェアで利用されてきたOfficeですが、近年では、オープンソースとよばれる、無料のOffice代替ソフトが利用されることが多くなってきました。

各社からリリースされているOffice代替アプリケーションですが、今回はその中でもGoogleが提供する「Google ドライブ」についてご紹介します。

ブラウザ上で、WordやExcelのような機能を使用することができる

Google ドライブでは「Google ドキュメント」「Google スプレッドシート」「Google スライド」という機能があります。それぞれOfficeの「Word」「Excel」「PowerPoint」に相当するものです。

Google ドライブではWord、Excel、PowerPointの代替アプリが提供される

Google ドライブの最大の特徴は、オンラインでのファイル管理

従来、文章や画像などのファイルは、パソコンの中に保存して管理していました。しかし、Google ドライブではインターネット上でファイルを管理することができます。

インターネットにアクセスできる環境であれば、いつでもどこでもGoogle ドライブでファイルの作成や更新を行うことができます。

さらにスマートフォンで専用のアプリケーションがインストールされていれば、スマートフォンからでも編集が可能になります。

Google ドライブを使ってみよう

Google ドライブはGoogleが提供する無料のサービスです。Googleアカウントがあればすぐに使用することができます。Googleアカウントがない場合は、以下の記事を参考に無料で作成しましょう。

WebブラウザでGoogle ドライブの公式ページにアクセスします。
公式ページの画面中央にある[Google ドライブにアクセス]ボタンをクリックします。

Google ドライブ公式ページ

Googleアカウントにログインしている場合は、すぐにGoogle ドライブの編集画面が表示されます。
Googleアカウントにログインしていない場合は、ログイン画面が表示されるので案内に従いログインしましょう。

Google ドキュメントを使ってみよう

Wordと同じような機能で、文章ファイルを作成できるGoogle ドキュメントを作成してみましょう。
編集画面の[新規作成]ボタンをクリックすると、作成できるファイルの一覧が表示されるので、ここでは、「Google ドキュメント」を選択します。

ファイルの作成画面が表示されます。
この画面から文字の入力や書体の変更などWordさながらの機能で文章ファイルを作成できます。

実際に作成したファイル。Wordで作るようなビジネス文書も作成可能

Google ドキュメントは、内容に変更を加えるたびに自動保存されます。変更したすべての内容が都度の履歴として記録され、過去の状態にさかのぼることができます。つまり、ファイルを作成してから現在まで行った編集のすべてに対して、任意の編集時点へピンポイントに移動ができるのです。

また、作成したファイルはフォルダで分けて管理することもできます。

コンピューターのフォルダ管理のようなイメージ

「ファイル」メニューから「形式を指定してダウンロード」では、Wordの形式やPDF形式、電子書籍フォーマットのepubなど、主要なファイル形式への書き出しをサポートしています。用途にあわせて最適な形式でファイルを作ることができます。

Word形式やPDF形式など、さまざな形式のファイルに変換可能

Google スプレッドシートを使ってみよう

Excelと同じような機能で、表計算ファイルを作成できるGoogle スプレッドシートを作成してみましょう。
編集画面の[新規作成]ボタンをクリックして表示される項目の一覧から[Google スプレッドシート]を選択すると、ファイルの作成画面が表示されます。

スプレッドシートは、まさにExcelのように表計算のために使われることが多いのですが、アイデア次第でさまざまな応用が利きます。

パスワード管理

たとえば、パスワードの管理表など作成するにも便利です。
Google ドライブの中身は自分にしか見ることができません。ファイルやフォルダ単位でほかの人と共有設定も可能ですが、基本的には、セキュリティに配慮された状態のもとに自分だけが利用可能です。

さらに、Googleアカウントはログインを2段階式にできるなど、不正アクセスに対しても堅牢です。こういった特性を活かして、パスワード管理に活用するのもひとつです。

実際に作成したファイル(内容はダミー)

そのほかのMicrosoft Officeに類似した無料サービス

Goole ドライブのほかにもOfficeと同じような機能を使用できるアプリケーションがあります。その中で代表的なものは以下の2つです。

Apache OpenOffice

LibreOffice

「Apache OpenOffice」、「LibreOffice」はいずれも無料で利用可能です。まずは気軽に使ってみるのもよいでしょう。

まとめ

  • Officeに代替するアプリケーションはたくさんある
  • 目的は文章や表計算の場合、Officeは単なる手段。Google ドライブでもOK
  • Google ドライブはインターネット環境さえあれば、いつでもどこでも作業が可能
  • 不正アクセス防止の方策や、設定も忘れずに

さまざまなアプリケーションがありますが、自身の環境や目的にあったサービスをチョイスして、ホームページの効率的な運用につなげていきましょう。

次回は、「気になるキーワードのホームページの情報を自動で受け取る方法」と題して、自身が興味のある事柄の情報収集が、素早く、そして楽になる方法をご紹介します(つづく)。

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赤間 公太郎(あかま・こうたろう)

赤間 公太郎(あかま・こうたろう)

株式会社マジカルリミックス 代表取締役CEO/JimdoExpert
http://www.magical-remix.co.jp/
http://www.kotalog.net/

宮城県出身。IT関連の専門学校を卒業後、仙台のデザイン会社に入社。Webサイトのデザイン・コーディングを中心に従事。2002年退職後すぐに個人事業としてマジカルリミックスを創業。2007年に法人化し株式会社マジカルリミックスを設立。規模を問わずお客様のニーズにあわせたWebサイトの企画立案、制作、アクセスと売上アップをめざした更新サポートまで一貫して手がけている。
また、Web制作だけにとどまらず、社内向けのセキュリティ・IT活用のプライベートトレーニング、セミナー出演、執筆なども意欲的に手がける。全国からの講演依頼も多数。2005年から仙台の専門学校で、非常勤講師としてWeb制作講義を担当。

主な著書に『10日でSEO&アクセスアップ Jimdoデザインブック』(エムディエヌコーポレーション)『10日で作るかっこいいホームページ Jimdoデザインブック』(同)『HTML5+CSS3の新しい教科書 基礎から覚える、深く理解できる。』(共著、同)『基礎から覚える、深く理解できる。Webデザインの新しい教科書』(同)。

[所属]
仙台商工会議所 エキスパートバンク登録/みやぎ産業振興機構 専門家アドバイザー/みやぎ工業会正会員

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