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エキスパートコラム

みんビズ運用講座:ショップ機能をもっと活用しよう!(全6回)

第3回:メールの文面をカスタマイズしよう

執筆:志鎌 真奈美(Shikama.net代表)

2013年9月4日更新

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みんビズにはネットショップ機能が付属していますが、今ひとつ活用できないという声をいただきます。この講座ではネットショップ機能を更に活用し、本格的に運用する方法をお伝えいたします。
今回のテーマは「メールの文面をカスタマイズしよう」です。

ネットショップでは、メールのやり取りが、お客様に対する「直接の接客」となりますので、とても重要です。ここでは「注文確認メール」「発送確認メール」「署名の作り方」の3つに分けて、カスタマイズのポイントを解説します。

注文確認メールをカスタマイズしよう

一番最初のメールは、自動返信メールになっています。ショップからお客さまのもとへ届く最初のメールになりますので、必要事項は過不足なく入れるようにしましょう。挨拶文や注文へのお礼を掲載する他、「最初にお知らせしたいこと」「注意点」なども盛り込みます。

例えば、みんビズのショップ機能では、送料を地域ごとに設定することができません。地域ごとに異なる送料を設定している場合には、この注文確認メールに、「送料を含めた正式の料金をあとからお知らせする」等のメッセージを入れておきましょう。

注文確認メールのカスタマイズ方法

  1. 「設定」をクリックし「ショップ」の「メールとテキスト設定」を選択します。

  2. 「注文確認メール」のエリアまでスクロールし、「1件名」と「2本文」を書き換えます。

件名のカスタマイズについて

初期の状態では、「ご注文ありがとうございます!」というサンプル文になっていますが、ここはショップ名を【】で囲んで入れると、より親切でわかりやすくなります。

件名のカスタマイズ例
【bizYou ショップ】ご注文いただきありがとうございます。

本文のカスタマイズについて

【プレースホルダーボタンの使い方を覚えておこう】
本文を入力するエリアの上に「プレースホルダー」と呼ばれるボタンがついています。これは、あとで正式な文字を入れるための臨時のスペースを確保しておくために使います。
初期の状態で、すでに「姓」「名」「注文内容」は挿入されていますが、本文をカスタマイズする上で、各ボタンの機能を覚えておくと良いでしょう。

1敬称 使用しません。
2 注文者が入力した「名」が挿入されます。
3 注文者が入力した「姓」が挿入されます。
4注文内容 注文者が購入した商品情報が挿入されます。

本文のカスタマイズ例

  1. プレースホルダー32を挿入します。「様」を忘れずに入力しましょう。
    ※初期状態で既に設定されていますので、特に変更がなければそのままでOKです。
  2. 挨拶やメッセージなどを記載します。
  3. プレースホルダー4を挿入します。
    ※初期状態で既に設定されていますので、特に変更がなければそのままでOKです。
  4. ここには、重要な確認事項やお知らせなどを入れます。
    例文では、送料についての注意事項を掲載しています。
  5. 署名を入れましょう。(詳しくは、「署名を作ろう」を参照
ポイント

一番最初の注文確認メールは、注文者に届く際、最後に「利用規約」のページに記載した内容がそのまま自動的に挿入されます。長文を入れている場合には、かなり長いメールが届くことになります。下記の方法で、コンパクトに通知することができます。

  1. みんビズの「ナビゲーション機能」で、別途「利用規約について」というページを新規で作成し、必要事項を記載します。
  2. 「設定」→「ショップ」→「利用規約と返品条件」をクリック
  3. 以下のような表記をページに掲載します。

【利用規約】

利用規約などにつきましての詳細は、下記のページにてご確認ください。
http://xxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxx

発送確認メールをカスタマイズしよう

「注文確認メールをカスタマイズしよう」と同じ設定画面を、スクロールしてください。同様に「1件名」と「2本文」を書き換えます。

件名のカスタマイズについて

注文確認メールの時と同様、ショップ名を最初に入れておくと良いでしょう。

件名のカスタマイズ例
【bizYou ショップ】商品を発送いたしました。

本文のカスタマイズについて

  1. プレースホルダー32を挿入します。「様」を忘れずに入力しましょう。
    ※初期状態で既に設定されていますので、特に変更がなければそのままでOKです。
  2. 挨拶やメッセージなど。不備に関する連絡方法なども記載します。
  3. 宅配業者や荷物伝票番号、お届け予定日などを記載します。
  4. プレースホルダー4を挿入します。
    ※初期状態で既に設定されていますので、特に変更がなければそのままでOKです。
  5. 署名を入れましょう。(詳しくは、「署名を作ろう」を参照

署名を作ろう

メールの文末に入れる、所属名・送信者名・連絡先などが書かれた部分を「署名(シグネイチャー)」と言い、ビジネスメールでは、つけるのがマナーとされています。メールの受信者が送信者に連絡を取りたいときに、スピーディーに連絡先を確認できるので、とても便利です。キャンペーンやプレゼントの告知などを入れておくと、さりげないアピールにもなります。

署名作成例

  1. キャンペーンなどのお知らせがあれば入れておきましょう。
  2. ショップ名を記載します。
  3. 郵便番号と住所を記載します。
  4. 電話番号、FAX 番号、URL(ホームページのアドレス)、担当者のメールアドレスを記載します。
  5. 担当者名を記載します。

ショップから配信されるすべてのメールと、担当者同士で統一したフォーマットにしておくと良いでしょう。上述の体裁は、ほんの一例です。下記のサイトに、署名のテンプレートがありますので、参考にしてみてください。

ビジネスで使えるメール署名の無料テンプレート【シグネチャ】
http://matome.naver.jp/odai/2129610908858722701

次回は、「商品のカテゴリとタグ機能を活用しよう」をお伝えいたします。

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志鎌 真奈美(しかま・まなみ)

志鎌 真奈美(しかま・まなみ)

Shikama.net 代表/JimdoExpert
http://www.shikama.net/
http://www.web-supporter.jp/

北海道函館市生まれ。北海道教育大学函館校卒業。千葉県市川市在住。
1997年よりWeb制作を始める。ソフトウェア会社のWeb制作部門に5年間勤めた後、2002年4月に独立。Web制作・企画・制作、システム構築などに従事。
講師として、Webマーケティングやデザインのセミナー活動も行っている。

著書にWebデザイナーのためのJimdoスタイルブック』(共著、マイナビ)、『Web文章の「書き方」入門教室~5つのステップで「読まれる→伝わる」文章が書ける!』(技術評論社)。

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